کد حسابداري از چند قسمت يک يا چند رقمي تشکيل مي شود که هر قسمت مفهوم خاصي دارد . کد حسابداري در شرکتهاي مختلف شامل سطوح مختلف مي شود ولي استاندارد آن 3 سطحي مي باشد .

مثلا ترکيب کد حسابداري را به اين شکل فرض کنيد :

***,***,****,…,**

از سمت چپ :

3 رقم اول را حساب اصلي و 3 رقم دوم را کد معيين و هر دو قسمت را از نوع کد هزينه تعريف مي کنيم .

4 رقم بعدي مي تواند کد شناسايي يا هرچيزي ديگر مانند واحد محل خدمت باشد .

دو رقم آخر نوع هزينه مي باشد که به کد بودجه يا تفضيلي معروف مي باشد . مانند حقوق پايه ، اضافه کار ، ماموريت و ...

تعداد ارقام با توجه به نوع آن متغير مي باشد . در هر صورت با يد ترکيب کد حسابداري در سيستم ايجاد شود . اين کد در سيستم حقوق ، منوي تعاريف اوليه ، فرم « تعريف کد حسابداري » ايجاد مي شود .

کد هاي هزينه در سند حسابداري از روي سيستم طبقه بندي مشاغل ، منوي ورود اطلاعات ، فرم ورود اطلاعات پست ، فيلد کد هزينه مقدار مي گيرد يعني کد هزينه به ازاي هر پست مقدار دهي مي شود و اگر هر شخصي در آن پست بنشيند کد هزينه به صورت اتومات از پست جديد پر مي شود مثلا اگر در کد حسابداري فوق دو آيتم اول را از نوع کد هزينه انتخاب کرده باشيم بايد کد هزينه پست 6 رقمي باشد که از سم چپ سه رقم اول آن براي حساب اصلي و سه رقم دوم آن براي معيين برداشته مي شود . کد هاي هزينه فقط براي طرف بدهکار است و سمت بستانکار سند هنگام تعريف آيتم هاي سند مقدار خواهد گرفت .

کد شناسايي در مجموع کد حسابداري تنها يک بار قابل تعريف است که معمولا فقط در طرف بستانکار سند استفاده مي شود بنابراين در فرمول بستانکار از جدول « ماه جاري پرسنل » کد شناسايي پرسنل قرار مي گيرد ولي در سمت بدهکار معمولا صفر مي خورد يا اينکه کد ديگري مانند واحد محل خدمت از همان جدول و امثال آن قرار مي گيرد که بي تاثير در حقوق است .

کد بودجه هم در مجموع کد حسابداري تنها يک بار قابل تعريف است که در هنگام تعريف سند مقدار خواهد گرفت و نيازي به زدن فرمول براي آن نداريم .

2- تعریف آیتم های سند حقوق

زمانی که محاسبات حقوق و خارج از حقوق انجام شد ، قبل از پرداخت ، می توان سند را از سیستم دریافت کرد و به این ترتیب قبل از پرداخت حقوق ، دریافتی و پرداختی را مشاهده و در صورت لزوم سند را موازنه کرد .

می توان سند ها را برای موارد مختلف مانند کارانه ، حقوق ، پاداش و ... ، به صورت جداگانه تعریف کرد .

در سند حقوق دو مفهوم بدهکار و بستانکار حائز اهميت است و سيستم حقوق سندي را تحت عنوان بدهکار و بستانکار ارائه مي دهد . بدهکار ، شامل مبالغ پرداختي به پرسنل مي باشد مانند مزايا و بستانکار ، شامل مبالغ دريافتي از پرسنل مي باشد مانند کسورات .

براي فيلدهاي بدهکار و بستانکار فرمول تعريف مي کنيم .

در قسمت بدهکار سند ، کد های بودجه را تعریف می کنیم . کد های بودجه مانند حقوق پایه ، اضافه کار و ... . سپس به هر یک از کد های بودجه فیلد های لازم را اضافه میکنیم . این فیلد ها در مجموع حقوق پایه یا اضاف کار یا ... را تشکیل می دهند و بدین ترتیب ریز آیتم ها ی سند حقوق را تعریف می کنیم . فیلد های مربوطه را از جدول « اطلاعات بعد از محاسبه ماه جاری » انتخاب می کنیم .

قسمت بستانکار سند ، شامل وام ها و دارایی و بیمه و ... را تعریف می کنیم . برای وام ها کافیست در قسمت مشخصات > تیک وام ها را انتخاب کنیم تا لیست وام های سیستم را نمایش دهد . هر ماهی که وام جدید به لیست وام های شرکت اضافه شود از همان منو دوباره خوانی وام ها را انتخاب می کنیم . روی تک تک وام ها راست کلیک کرده و در ویرایش بستانکار مشخص می کنیم که اطلاعات بستانکار مربوطه برای ریز پرسنل یا به صورت سرجمع محاسبات محاسبه و نمایش داده شود و کد حسابداری را هم ورود اطلاعات می کنیم . کد حسابداری در بستانکار مانند بدهکار محاسبه نمی شود و باید خودمان در اینجا ورود اطلاعات کنیم . علاوه بر وام ها ، بستانکار های دیگر مانند دارایی ، بیمه و ... تعریف و کد حسابداری آن را هم مقداردهی می کنیم و در ویرایش فرمول مشخص می کنیم شامل چه آیتم هایی می شود و این آیتم ها را از جدول « اطلاعات ماه جاری دریافتی پرداختی » انتخاب می کنیم .

مي توانيم براي هر سند ، شرح رديف بدهکار و بستانکار داشته باشيم .

در قسمت منوي مشخصات ، جداکننده کد حسابداري که بايد کاما ( , ) باشد را انتخاب می کنیم و همچنين مي توانيم در همان منو کد حسابداري با طول ثابت را تيک بزنيم . اگر این مورد را تیک بزنیم در صورتی که کد حسابداری مثلا 5 رقمی تعریف شده باشد ولی مقداری که گرفته 25 باشد در سند حقوق ، آن را به صورت ثابت 5 رقمی ، 00025 نشان می دهد .

بدین ترتیب بدهکار و بستانکار سند تعریف می شود و سند را ذخیره می کنیم .

صدور سند زماني خروجي ندارد که تمام مقادير بعد از محاسبه صفر باشد .

3- صدور سند حسابداری

در این قسمت ابتدا ظاهر گزارش سند را طراحی می کنیم و همه آیتم های موجود در گزارش را از جدول سند حقوق انتخاب می کنیم بعد از طراحی گزارش مذکور آن را اجرا می کنیم در اجرای گزارش فرمی باز می شود که اطلاعات سند حقوق را ثبت می کنیم .

ابتدا سند حقوقی را که در قسمت آیتم های سند حقوق تعریف کردیم انتخاب می کنیم . آيتم های شماره و تاريخ سند ، کد و نام واحد مالي را پر می کنیم . این چهار آیتم هیچ تاثیری در سند حقوق ندارند . اگر بخواهیم سند حقوق را با شروط مختلف صادر کنیم می توانیم در قسمت مربوطه شرط صدور سند را وارد کنیم . همچنین می توانیم سند را بر اساس بعضی آیتم ها که به صورت پیش فرض و ثابت در این قسمت گذاشته شده تفکیک کرد : و به صورت پیش فرض گزارش را تنها با شرط حوزه یا اندیکس یا واحد محل خدمت و یا نظام استخدامی خاصی گزارش گرفت .

می توان با زدن تست بالانس قبل از صدور سند از تراز بودن آن مطمئن شد .

بعد از اجرای سند در صورت تراز بودن آن می توان از طریق دکمه مربوطه سند را به محیطی دیگر انتقال داد مشروط بر آن که ، جهت انتقال سند در بخش تعاریف اولیه سیستم حقوق ، منوی تعریف طرح انتقال سند حقوق ، یک طرح تعریف شده باشد .

4- تعریف طرح انتقال سند حقوق

بخش تعاریف اولیه سیستم حقوق ، منوی تعریف طرح انتقال سند حقوق ، گزارشی که در بخش صدور سند ساخته ایم را به عنوان گزارش مبدا و فایلی که می خواهیم گزارش را به آن منتقل کنیم به عنوان مقصد انتخاب می کنیم . و الگو را ذخیره می کنیم .

هنگامی که گزارش را سند حقوق را اجرا می کنیم می توانیم با توجه به الگوی ساخته شده سند را به محیط دیگری انتقال دهیم .

نقشه سایت

This web site uses Kentico CMS, the content management system for ASP.NET developers.